Zeitdruck gehört zum Alltag von Unternehmern und Führungskräften. Zwischen Meetings, strategischen Entscheidungen und der Arbeit mit dem Team bleibt oft wenig Raum für die eigenen Aufgaben. Doch mit den richtigen Techniken lässt sich der Arbeitstag nicht nur effektiver gestalten, sondern auch entspannter. Hier sind fünf praxiserprobte Strategien, die du noch heute umsetzen kannst.
Wetten auch deine To Do Liste ist zu lang?
Das Problem mit der ewigen To-Do-Liste
Wie war mein Tag? fragte mich mein Mann neulich. „Ganz gut,“ antwortete ich und erzählte von ein paar Highlights. Aber dann fügte ich hinzu: „Es ist frustrierend, dass ich wieder nicht alles geschafft habe, was ich mir vorgenommen hatte.“ Seine Antwort: „Das sagst du oft.“ Und er hatte recht. Ich schob den Frust auf mich selbst – dachte, ich müsste einfach mehr leisten oder disziplinierter sein. Doch irgendwann wurde mir klar: Es lag nicht an mir, sondern an meinem System. Eine endlos lange To-Do-Liste kann erdrückend wirken und führt oft dazu, dass wir wichtige Aufgaben vor uns herschieben.
1. Die Lösung: Die „Eine-Aufgabe-Methode“
Was mir wirklich geholfen hat, war ein radikaler Wechsel im Umgang mit meiner To-Do-Liste: Ich habe aufgehört, alles auf einmal schaffen zu wollen, und mich stattdessen nur noch auf eine Aufgabe konzentriert – die wichtigste.
So funktioniert’s:
Mit voller Konzentration dranbleiben. Halte dich an diese eine Aufgabe, bis sie fertig ist. Keine Ablenkungen durch andere Punkte.
Lange Liste erstellen. Schreib alles auf, was dir durch den Kopf geht – wirklich alles. Die Liste darf ruhig 50 Punkte oder mehr enthalten.
Eine Aufgabe auswählen. Such dir die eine Sache aus, die dich am meisten weiterbringt. Das ist oft genau die Aufgabe, die du am liebsten vermeidest.
Große Aufgaben runterbrechen. Wenn es ein großes Projekt ist, wie „Buch schreiben“, brich es auf: „Die erste Seite der Einleitung schreiben“ oder „Kapiteltitel festlegen“.
Die lange Liste zur Seite legen. Du brauchst sie nur als Gedankenstütze – nicht als Arbeitsplan.
Warum das funktioniert
Indem du dich nur auf eine Sache konzentrierst, eliminierst du die Überforderung durch zu viele Optionen. Studien zeigen, dass zu viele Wahlmöglichkeiten oft zu Prokrastination führen. Und es geht nicht darum, perfekt zu sein – es geht darum, überhaupt ins Tun zu kommen. Schreib weiter, auch wenn es schwerfällt. Arbeite durch den mentalen Widerstand hindurch, statt ihn mit leichteren Aufgaben zu umgehen. Ich habe zum Beispiel ein Post it am Bildschirm mit dem Hinweis Just Do it!. Erinnert mich also täglich daran einfach zu machen.
Mit dieser Methode habe ich in einer einzigen Woche mehr geschafft, als ich zuvor in einem Monat erledigt habe: Artikel geschrieben, Projekte abgeschlossen und endlich diese unangenehmen To-Dos abgehakt, die ich so lange aufgeschoben hatte.
2. Die Eisenhower-Matrix: Klarheit schaffen, Prioritäten setzen
Was ist wirklich wichtig – und was bloß dringend? Die Eisenhower-Matrix hilft, genau das herauszufinden. Aufgaben werden dabei in vier Kategorien eingeteilt:
- Wichtig und dringend: Sofort erledigen.
- Wichtig, aber nicht dringend: Für später einplanen.
- Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren.
- Weder wichtig noch dringend: Streichen.
Mach dir jeden Abend eine Liste für den nächsten Tag. So startet dein Morgen direkt klarer und strukturierter.
3. Das Pareto-Prinzip: Weniger ist mehr
Die 80/20-Regel sagt: 80 % deiner Ergebnisse kommen von 20 % deiner Aufgaben. Das heißt, du musst herausfinden, welche 20 % deiner To-dos den größten Impact haben – und die anderen Dinge loslassen.
Schau dir einfach mal deinen Kalender der letzten Woche an: Welche Aufgaben haben dich wirklich weitergebracht? Genau da liegt dein Fokus für die Zukunft.
4. Blocke deine Fokus-Zeit
Wenn du den ganzen Tag zwischen Meetings, E-Mails und spontanen Anfragen hin- und herspringst, bleibt am Ende nichts Produktives übrig. Mein Tipp: Plane dir feste „Deep Work“-Phasen in deinem Kalender ein. In dieser Zeit bist du für niemanden erreichbar – keine Anrufe, keine E-Mails, keine Störungen.
Schon 2 Stunden konzentriertes Arbeiten am Tag machen einen Riesenunterschied. Blocke dir dafür direkt Zeit in deinem Kalender. Ich starte zum Beispiel immer direkt so in den Tag, ich blocke mir jeden morgen 1 Stunde bevor das Tagesgeschäft losgeht.
5. Meetings kurz und knackig halten
Hand aufs Herz: Wie viele Meetings in deinem Kalender sind wirklich nötig? Und wie viele könnten kürzer sein? Eine klare Agenda, weniger Teilnehmer und eine feste Zeitvorgabe machen Meetings so viel effektiver.
Tipp von mir: Probiere mal Steh-Meetings aus! Die dauern automatisch kürzer, weil keiner Lust hat, ewig rumzustehen oder man macht bewegliche Meetings. Früher im Konzern habe wir uns für One to One Meetings auch zu einem Walk and Talk getroffen. Man ist an der frischen Luft und tut durch die Bewegung auch noch was für Körper und Geist.
Digitale Helfer für das perfekte Zeitmanagement–Tools die ich nutze
Digitale Tools können den Alltag erheblich erleichtern. Ob Aufgabenmanagement, Terminplanung oder Zeit-Tracking – für jede Herausforderung gibt es eine Lösung:
- Trello, Meistertask oder Asana: Für die Organisation von Projekten und Aufgaben.
- Calendly: Für die automatische Planung von Terminen.
- RescueTime: Um die größten Zeitfresser zu identifizieren.
Die richtige Kombination aus Tools und Methoden kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern dir auch das Gefühl geben, wieder die Kontrolle über deine Zeit zu haben.
Probier’s aus: Schreib heute deine lange Liste aus Punkt 1, such dir deine wichtigste Aufgabe aus und starte. Es fühlt sich anfangs ungewohnt an, aber glaub mir: Es wirkt. Am Ende des Tages wirst du dir selbst dankbar sein.
